Whistleblower-politik

1. INTRODUKTION

Staermose Industry A/S er forpligtet til at handle anstændigt og ansvarligt i alle vores forretningsbestræbelser, vi har et stærkt ry, som vi ønsker at opretholde og beskytte. Ledere og medarbejdere hos Staermose Industry A/S skal udøve ærlighed og integritet i at opfylde ansvar og overholde alle gældende love og regler. Enhver rapportering er vigtig, da det hjælper os med at forhindre økonomisk tab og skade på vores omdømme.

2. RAPPORTERINGSANSVAR

Denne whistleblowerpolitik er beregnet til at tilskynde og give medarbejdere, samarbejdspartnere og andre interessenter mulighed for at indberette mistanke eller konkret viden om lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold hos Staermose Industry A/S.

Whistleblowerpolitik beskriver nærmere, hvornår man som medarbejder, samarbejdspartner eller anden interessent kan bruge whistleblowerordningen, hvad man kan indberette om, hvordan en indberetning håndteres, rettigheder for de involverede m.m.

Inden du indberetter, beder vi dig læse om whistleblowerordningens retningslinjerne nedenfor. Du kan blandt andet læse om dine rettigheder, og hvordan vi behandler din indberetning.

3. RAPPORTERINGSPROCEDURE OG FORTROLIGHED

Ansatte eller tidligere ansatte, uanset ansættelsesforhold, kan indgive klager eller bekymringer over mistanke eller egentligt kendskab om etisk og juridiske overtrædelser skriftligt til Staermose Industry A/S. Whistleblowerordningen kan herudover benyttes af samarbejdspartnere og andre interessenter.

Fortrolige klager kan indgives ved at udfylde ”Skema til indberetning” via Staermose Industrys hjemmeside. Man kan vælge at være anonym eller ikke at være anonym og angive sine kontaktoplysninger, så man kan kontaktes for yderligere oplysninger. Dette giver desuden Staermose Industry mulighed for at oplyse om sagens håndtering og afslutning.

4. HVILKE FORHOLD KAN DER INDBERETTES OM

Staermose følger whistleblowerlovens afgrænsning, hvorefter både overtrædelse af EU-retten og alvorlige overtrædelser af dansk ret, samt øvrige alvorlige forhold kan indberettes, så længe der er tale om forhold, som vedrører personer med tilknytning til Staermose Industry A/S.

Eksempler på handlinger som kan indberettes via whistleblowerordningen:

• Væsentlige sikkerhedsproblemer på arbejdspladsen.
• Alvorlige fejl og alvorlige uregelmæssigheder forbundet med it-drift eller it-systemstyring.
• Væsentlige overtrædelser af miljøregler og forurening af miljøet.
• Alvorlige former for diskrimination og mobning.
• Fysisk og psykisk vold og seksuelle krænkelser eller grov chikane, f.eks. på grund af race, køn, sprog, formueforhold, nationale eller social oprindelse, politisk eller religiøse forhold.
• Økonomisk kriminalitet som f.eks. underslæb, tyveri, korruption, bestikkelse, bedrageri og dokumentfalsk.
• Tilsidesættelse af faglige standarder, der f.eks. vil kunne medføre en risiko for personers sundhed og sikkerhed.
• Overtrædelse af regler om magtanvendelse.
• Grovere eller gentagne overtrædelse af Staermose Industrys politikker, juridisk overtrædelse eller andre forhold der repræsenterer ulovlig aktivitet eller kan skade Staermose Industry eller medarbejdere.

Ovenstående er en ikke-udtømmende liste over eksempler.

5. HVAD KAN WHISTLEBLOWERORDNINGEN IKKE BRUGES TIL

Whistleblowerordningen skal ikke anvendes til indberetning af oplysninger af bagatelagtig karakter, eller oplysninger om f.eks. overtrædelse af interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, privat brug af kontorartikler, eller overtrædelse af accessoriske bestemmelser som f.eks. manglende overholdelse af dokumentationspligt. Hvis der er tale om systematiske overtrædelser, kan det dog godt føre til, at disse ellers mindre alvorlige forhold kan være forhold, der bør indberettes til whistleblowerordningen.

Whistleblowerordningen kan ikke bruges til at foretage indberetning vedrørende whistleblowerens eget ansættelsesforhold, herunder konflikter mellem medarbejdere, samarbejdsvanskeligheder eller forhold, der hører under det fagretlige system. Dog er grov chikane og seksuel chikane omfattet, ligesom samarbejdsvanskeligheder er omfattet, hvis de vurderes at være så alvorlige, at de udgør en reel risiko for menneskers liv og helbred.

6. HVEM MODTAGER INDBERETNINGER/ PROCEDURE FOR KLAGEHÅNDTERING

Det er Staermose Industrys upartiske Whistleblower administrator, som modtager henvendelsen. Whistlebloweradministratoren foretager en vurdering, om indberetningen er omfattet af ordningens anvendelsesområde. Hvis indberetningen falder inden for ordningens anvendelsesområde, vil whistlebloweradministratoren behandle henvendelsen fortroligt og iværksætte de nødvendige undersøgelser og anbefale de relevante tiltag i denne forbindelse.

Falder indberetningen udenfor ordningens anvendelsesområde, vil indberetningen blive afvist, og indberetningen vil derfor ikke kunne håndteres inden for whistleblowerordningens rammer. I så fald vil whistlebloweren modtage vejledning om, hvor whistlebloweren i stedet kan henvende sig internt i virksomheden med det pågældende forhold. (Medmindre der er tale om en anonym henvendelse, i så fald vil der ikke kunne svares på henvendelsen).

7. BESKYTTELSE MOD REPRESSALIER

Som medarbejder vil der ikke være gengældelse, diskrimination eller disciplinær handling for whistleblowere rapporteringer, der er foretaget i god tro eller baseret på en rimelig tro på overtrædelse eller mistanke om overtrædelse.

En bevidst falsk indberetning fra en whistleblower, f.eks. af chikanemæssige årsager, kan få strafferetlige konsekvenser for whistlebloweren.

8. HÅNDTERING AF RAPPORTEREDE OVERTRÆDELSER

Staermose Industrys whistleblower administrator, er ansvarlig for at sikre, at alle klager om uetisk eller ulovlig adfærd undersøges og håndteres. Alle indberetninger bliver straks undersøgt, herunder en evaluering af omfang og passende korrigerende handlinger, hvis det er berettiget af undersøgelsen. Whistlebloweradministratoren vil samarbejde med ledelsen om alle klager og deres løsning/tiltag der skal iværksættes.

Det kan efter en konkret vurdering blive nødvendigt at indhente oplysninger til sagen. Det kan både være interne oplysninger i Staermose Industry og oplysninger fra eksterne myndigheder og offentlige tilsynsorganer.

Når vi undersøger sagen, sørger vi i videst muligt omfang for, at det alene er whistlebloweradministratoren, der kender whistleblowerens identitet.

Udfaldet af en undersøgelse kan fx være, at ledelsen:

• Udtaler sin opfattelse af sagen over for de(n) relevante afdeling(er)/kontor(er) eller medarbejder(e), herunder med kritik, anbefalinger eller henstillinger.
• Ændrer interne retningslinjer eller lignende.
• Indleder personalesag (fx disciplinære sanktioner som advarsel eller afskedigelse) mod relevante medarbejdere.
• Overdrager sagen til politiet med henblik på efterforskning af muligt strafbare forhold.
• Iværksætter kontraktretlige konsekvenser (fx ophævelse af kontrakt) over for en samarbejdspartner.
• Afviser eller henlægger sagen.

Det er ledelsen, der træffer beslutning om udfaldet efter indstilling fra whistlebloweradministratoren. Hvis indberetningen omhandler et ledelsesmedlem, er det pågældende ledelsesmedlem ikke til stede, når sagen behandles. Vedrører en indberetning CEO’en, behandles sagens udfald af den øvrige ledelse.

Whistlebloweradministratoren er underlagt tavshedspligt, som indebærer at der som hovedregel ikke må videregives oplysninger om whistleblowerens identitet eller andre oplysninger der direkte elle indirekte kan afsløre denne (medmindre whistlebloweren efter eventuel dialog har givet konkret samtykke til hel eller delvis udlevering af oplysninger).

9. ANONYMITET OF FORTROLIGHED

Som whistleblower har man ret til at være anonym gennem hele processen. Ønsker du at være anonym, skal du være opmærksom på, at du ikke oplyser dit navn eller andet personhenførbart som fx adresse eller telefonnummer – heller ikke i skema til indberetning. Vær opmærksom på, hvis du vælger at lave en anonym indberetning, at en indberetning kan have en sådan karakter, at det kan være vanskeligt at undersøge et forhold til bunds, uden at whistlebloweren vælger at stå frem og dermed afstå sin ret til at være anonym. Det er whistleblowerens egen beslutning, om dette skal ske.

Hvis du oplyser din identitet, når du sender oplysninger ind til whistleblowerordningen, behandler vi i videst muligt omfang dine personoplysninger fortroligt. Der kan dog være særlige forhold, som gør, at vi bliver nødt til at oplyse din identitet, fx ved anmeldelse til politiet.

Hvis du sender indberetning via en computer, der er stillet til rådighed for ansatte hos Staermose Industry A/S, eller fra en computer, der er på Staermose Industrys netværk, vil en eventuel indberetning blive registreret som led i den almindelige logning af brugeraktiviteter på netværket. Risikoen for logning kan undgås ved at indberette via en privat eller offentlig computer, der ikke er tilkoblet Staermose Industrys netværk.

10. LØBENDE KOMMUNIKATION/ FEEDBACK

Når en whistleblower indsender en indberetning via whistleblowerordningen, modtages straks en kvittering, når man har trykket ”Send” på sit anmeldelsesskema.

Whistlebloweradministratoren varetager kommunikationen med whistlebloweren, hvis denne har valgt ikke at være anonym.

Derudover skal whistlebloweren hurtigst muligt og senest 3 måneder fra bekræftelse af modtagelsen modtage feedback, hvilket betyder, at whistlebloweren – så vidt det er muligt – skal informeres om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat. I forbindelse med feedback kan der være oplysninger, som ikke må deles med whistlebloweren, f.eks. på grund af lovbestemt tavshedspligt, persondatalovgivning m.v.

11. PERSONOPLYSNINGER OG RETTIGHEDER

Modtagne klager/indberetninger, herunder de dokumenter, der indgår som led i en indberetning, opbevares systematisk for at sikre, at der er adgang til indberetningerne, og at de, hvis aktuelt, kan indgå som bevis i en eventuel senere retssag. Samtidig giver registreringen også sikkerhed for, at eventuelle indberetninger om det samme forhold afdækkes og eventuelt kan føre til yderligere undersøgelse af et forhold. Denne registrering finder sted i en whistleblowermappe, som har adgangsbegrænsninger.

Som whistleblower, er du som udgangspunkt ikke part i den sag, som din indberetning vedrører. Du får derfor ikke automatisk de almindelige rettigheder, der gælder for parter, som fx ret til partsaktindsigt og en begrundelse i forbindelse med (en) afgørelse(r), der bliver truffet som følge af indberetningen.

De personoplysninger, der indgår i whistleblowerordningen, er omfattet af reglerne om databeskyttelse. De rettigheder, der følger reglerne, gælder som udgangspunkt for alle registrerede i sagen, dvs. både whistlebloweren og den indberettede samt eventuelle andre registrerede, som indgår i indberetningen.

Du kan læse om beskyttelse af dine personoplysninger i vores persondatapolitik.

Hvis du som ansat oplever at blive mødt med ansættelsesretlige konsekvenser, fordi du har

benyttet whistleblowerordningen, vil vi opfordre dig til at henvende dig til whistlebloweradministratoren, din tillidsrepræsentant eller faglige organisation.

Indberetninger opbevares, så længe det er nødvendigt og proportionalt i forhold til den effektive og lovmæssige håndtering af den enkelte indberetningssag samt i forhold til eventuelle andre forpligtelser. Whistlebloweradministratoren vil løbende vurdere, om opbevaringen fortsat er nødvendig og proportional.

Opdateret December 2023

Du indberetter et forhold ved at klikke her:

Whistleblowerordning